viernes, 8 de abril de 2016

Gestión de Usuarios en los Sistemas Automatizados

                                                Luis Peña. 2016
Insisto en que si vamos a utilizar un sistema automatizado para nuestra biblioteca, entonces hay que darle uso y aprovechar al máximo su potencial.

Los sistemas automatizados para bibliotecas conocidos, traen incorporados varios módulos, con los que la gestión bibliotecaria se hace más fácil. O tal vez algunos pensarán, que los mismos le traerán consigo más volumen de trabajo. Los sistemas manuales antiguos (una libreta de apuntes, una lista de los usuarios, etc.) le resultarán tal ves mejor, por la costumbre de hacer esas tareas por muchos años. Al llegar la automatización, todo le parece dar vueltas y, asimilar los cambios, le cuesta trabajo.

La gestión de los usuarios va de las manos con los préstamos de documentos. Por lo que, se hace necesario ir registrando a los mismos para tener un rigoroso control de lo que prestamos y a quién prestamos.

Si registrábamos un usuario en una lista o libreta de apuntes, por qué no hacerlo en el sistema? Bueno, la diferencia entre ambas formas es grande. Quizás solo se registraba el nombre y apellido del usuario, la fecha y el documento. En un sistema se pedirá algo mas, como la dirección, teléfono, fotografía, notas, número de registro, etc. Pero, eso es algo que se va haciendo poco a poco y que una vez logrado, será un gran salto en los servicios, se lo aseguro. Pues esto permitirá una mayor eficiencia y agilidad en los mismos.

Los formularios de capturas para usuarios son muy parecidos en la mayoría de los sistemas conocidos. Veamos las imágenes siguientes:



Algunos sistema traen incorporado formularios más extensos que otros, e incluyen opción para incluir una foto del usuario. Como es el caso, por ejemplo, del sistema SIABUC y el sistema ABIES.

Ventajas.

Registrar a los usuarios de la biblioteca, siempre será de muy buena ventaja, aunque al inicio nos parezca tedioso ir digitando estos datos. Una técnica sencilla podría ser la de elaborar un formulario físico con los datos que pide el sistema y, entregarlo a cada usuario real de la biblioteca. Al retornar, el usuario entrega el formulario y un auxiliar se encarga de digitar las informaciones en el módulo de préstamos del sistema.

Una vez que los usuarios se hallan registrados, realizar un préstamos será una maravilla. Si el sistema contempla código de barras, como el caso de los sistemas ya mencionados y el sistema Voyager y otros, solo bastará con acercar el lector óptico y al segundo, el libro se localiza y se presta o se devuelve.

Son buenos en estas labores el sistema Voyager, el SIABUC, ABIES, OpenMarcopolo, Sistema Campi, Milenium, Koha, Aleph, Alexandria, Mandarín, ABCD, etc.

Estadísticas.

Las estadísticas son productos de la gestión de los préstamos. A medida que prestamos y devolvemos, se van generando las estadísticas. Gestiona estas funciones las aplicaciones ya mencionadas arriba. Por ejemplo, la interfaz gratuita OpenMarcoPolo, el cual es una aplicación Web para préstamos y circulación, contiene un módulo de estadísticas muy bueno. Lo mismo digo de ABIES y el SIABUC. Veamos algunas capturas:




Las imágenes de arriba muestran el módulo de estadísticas de los sistemas ABIES, SIABUC y OpenMarcoPolo, respectivamente.

Los Informes.

Tanto los informes como las estadísticas son productos de la gestión de préstamo y circulación. Los resultados del módulo de Catalogación, mide el trabajo de los catalogadores. El de los préstamos, el trabajo de los que están en servicio al público. ¿De que manera nos daremos cuenta de cuantos usuarios visitan la biblioteca por días, semanas y años? Solo a través del uso de estos importantes módulos, podremos saberlo. ¿Qué cantidad de documentos se prestaron esta semana? ¿Que tipo de documentos fueron prestados? ¿Cuales documentos los usuarios buscan o utilizan más? Es solo y solamente a través del módulo de préstamos y del registro de los usuarios, que podemos dar respuesta a estas interrogantes. Y de ello depende el tipo de libros u otros documentos que vallamos a comprar. Según el tipo de biblioteca nos daremos cuenta de los materiales más demandados, pero solo dándole uso a estos módulos podremos saberlo.

Concluyo diciendo lo siguiente: Si la biblioteca se interesó por la instalación de un sistema de gestión bibliotecaria, entonces los viejos patrones y la forma manual, debe quedar atrás. Las ventajas que nos ofrecen estas aplicaciones son enormes y estas agilizan de manera eficaz, toda las labores del bibliotecario. Vamos a explotar cada módulo del sistema y demos le uso, para el bienestar de la biblioteca.






miércoles, 17 de febrero de 2016

El presupuesto de la Biblioteca


Las bibliotecas públicas, privadas, escolares, nacionales, universitarias, etc. necesitan para manejarse bien, de un presupuesto asignado por las instituciones para las cuales funcionan. No podemos asimilar la idea de que una entidad X se maneje sin el uso del dinero, para la adquisición de sus insumos. Desde un humilde hogar, pasando por los negocios informales y hasta las grandes corporaciones e industrias, se mueven todas gracias al presupuesto asignado para su funcionamiento.

No podemos pretender, de igual modo, que la biblioteca no tenga también asignado su propio presupuesto para ejercer su función como promotora de la cultura y la educación. Las bibliotecas necesitan dinero para muchas cosas como son, a saber: compras de nuevas adquisiciones, equipos, compra de materiales gastables y otras de menor importancia. 

Las bibliotecas tienen la obligación de ir avanzando conforme avanza el tiempo y la tecnologías y todo eso se hace con dinero. Por lo que las instituciones que tienen bibliotecas bajo su dirección, deben tener en cuenta a sus bibliotecas al momento de establecer el presupuesto anual y esto, en virtud del tipo de biblioteca y la cantidad de usuarios que asisten a la misma, ya que existe una relación directamente proporcional entre la cantidad de documentos que debe tener la biblioteca en su fondo bibliográfico y la cantidad de usuarios, por lo tanto, del mismo modo, de acuerdo al tipo de biblioteca y la cantidad de usuarios, se debe asignar dicho presupuesto. No es lo mismo una biblioteca escolar, que una biblioteca especializada o una universitaria.

Los directores o encargados de bibliotecas deben participar de las reuniones anuales que hacen la instituciones, para tratar el tema del presupuesto y de ese modo conocer el monto asignado para ellos. De ahí que, el encargado de biblioteca, sabrá qué hacer con su parte. Y, como mencionamos más arriba, una parte debe ir asignado para la compra de nuevos libros y otros tipos de documentos, así como la adquisición de equipos y herramientas tecnológicas.

Imagen de ejemplo tomada del Internet

El presupuesto para la biblioteca es tan importante, como importante son los demás procesos internos. Incluso, algunos programas de gestión bibliotecaria, traen integrado un módulo dedicado a la administración presupuestaria. Es el caso del Sistema SIABUC, de la Universidad de Colimas, México, el cual maneja explícitamente lo relacionado al fondo monetario asignado a la biblioteca.



En estas imágenes se muestra el módulo del SIABUC para registrar y controlar el presupuesto de la biblioteca. En el mismo se gestionan los pedidos, las solicitudes y la recepción, entre otros.

No debemos cansarnos, como encargados de bibliotecas, de sugerir, pedir o solicitar, la asignación presupuestaria para la biblioteca, de lo contrario, la misma se irá cayendo en la obsolescencia, a saber: los equipos tecnológicos perderán su vida útil, los libros perdidos y mutilados no tendrán su reemplazo, no se podrá encuadernar los libros maltratados, etc. Por que todas estas acciones ameritan el uso de recursos monetarios. Las instituciones no pueden pretender dar una mejor cara al público con su biblioteca perdida en la obsolescencia. Una biblioteca moderna y actualizada, es una muestra de que dicha institución está en buenas y próspera. Las bibliotecas sirven de base sustentatoria en los estudios y las investigaciones científicas. Ellas se han encargado, por siglos, de conservar y difundir el conocimiento, de ahí la función principal de las mismas. 

En síntesis, toda biblioteca, por más pequeña que sea, debe disponer de un presupuesto anual, para poder cumplir con su misión y función. Queda pues, de cada organismo, hacer las diligencias necesarias para incluir a sus bibliotecas en sus planificación anual. 



miércoles, 18 de noviembre de 2015

Sistema de Automatización para Bibliotecas y Centro de Documentación Aguapey

Introducción

En este documento explicamos en síntesis las funcionalidades del Sistema Aguapey, de la familia ISIS. Este programa de Biblioteca es un sistema integrado compuesto por varios módulos que le permiten gestionar la catalogación de todos tipos de documentos de tipo textual.  
Corre bajo Windows de 32 bit, ya sea XP, vista, Milenio, y Windows 7.

Dentro de los módulos que lo componen, se encuentran:


Módulo de catalogación. 

Permite la entrada, búsqueda y captura de los datos bibliográficos de cada documento.


Este módulo incluye tres pestañas, las cuales incluyen: edición de registros, búsqueda de documento y utilitarios para la administración de la base de datos. La edición de datos nos permite corregir y crear nuevos registros. Para dicha función Aguapey, que es de la familia de programas ISIS, utiliza el formato internacional MARC21.


La pestaña Utilitarios es un renglón del sistema que nos permite dar mantenimiento a la base de datos con tareas como copia de seguridad, exportación e importación de registros, borrado de la base de datos, cambios globales y otros.



Módulo de Circulación y préstamos. 
Este módulo controla el flujo de préstamos  de documentos, así como el control de los usuarios de la biblioteca.

En esta pantalla se capturan los usuarios para fines de los préstamos.

Y en esta otra pantalla se realizan los préstamos, devoluciones y renovaciones.


Módulo de Estadísticas. 
Aguapey contiene además un módulo interno de estadísticas así como una actualización separa del mismo. En este módulo se registran todos los movimientos de prestamos y devoluciones, el ranking de libros más utilizados y préstamos.



Aguapey es un sistema que controla toda la gestión de una biblioteca, aunque está pensado para bibliotecas escolares y centros de documentación.

Módulo de búsqueda u OPAC.

En este módulo hacemos las búsquedas para los usuarios. Los mismos que acuden a la biblioteca pueden utilizar esta interfaz, la cual está diseñada de manera sencilla, agradable y fácil de utilizar. El motor de búsqueda de Aguapey es el mismo utilizado por toda la familia de programas ISIS, el cual hace uso del lenguaje Pascal para lograr dicho objetivo.

El buscador es muy poderoso y rápido. No se requieres escribir toda la información, pues Aguapey posee un sistema de búsqueda filtrada, que al escribir la primera letra, ya se va desplegando el contenido de lo buscado.

Documentos.

El sistema Aguapey dispone además de suficientes documentación explicativa de su uso y administración, la cual se encuentra disponible en la web y en mis archivos.  En el siguiente link, pueden descargar manuales y programas relacionados con el mismo: https://aguapeyexperience.wordpress.com/recursos-descargas/


Conclusiones.

Aguapey es un sistema muy versátil y sencillo para manejar y ministrar nuestra biblioteca. En lo particular lo recomendamos para los siguientes tipos de bibliotecas:

  • -          Bibliotecas escolares
  • -          Centro de documentación
  • -          Bibliotecas públicas
  • -          Bibliotecas privadas que hagan gestión de préstamos de documentos.


Por lo demás, Aguapey es robusto, rápido, flexible, moderno, sencillo y puede almacenar una cantidad enorme de registros, tantos como libros existen en la biblioteca.



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martes, 25 de agosto de 2015

El PDF Creator y su uso práctico

Dentro de las herramientas que debemos tener en nuestro escritorio, se encuentra el programa PDFCreator. A continaución explico lo práctico y sencillo que resulta su uso.

Primeramente escriba en Google "descargar pdfcreator" y seleccione el primer resultado que aparece. Instálelo como cualquier otra aplicación. Ejecute luego el ícono que aparecerá en el escritorio de su PC y aparecerá esta iamgen:


Es muy simple de utilizar. Puede agregar documentos de Word o de Power Point, PDFCreator se encarga de convertirlo de manera muy sencilla en un documento PDF. Para hacerlo, solo arrastre hacia adentro del programa, el archivo que desea convertir o presiones el ícono con el signo más (+) y listo.

Para guardarlo, PDFCreator le abrirá la siguiente pantalla:


Póngale el nombre que desees, guárdelo en el lugar que quieras y el programa se encarga de lo demás. Así de simple.

Si utilizas la opción de agregar (el signo mas (+)), debes cambiar el tipo de archivo a buscar, pues PDFCreator, trae por defecto la extención "ps". Vea la imagen siguiente:


Esta aplicación me ha sacado de mayores apuros, pues en lugar de utilizar otro programa más complejo, con este todo es simple. Actualmente, estoy pasando a PDF cientos de imágenes escaneadas de documentos del Centro de Documentación y me resulta mucho más sencillo. 

Solamente abro Word, selecciono todas las imágenes a la vez, y una vez insertadas las imágenes, guardo mi documento y finalmente lo abro en PDFCreator y lo convierto de Word a PDF y listo. Este proceso parece extenso, pero no lo es. Intenté utilizar un programa de edición de PDF y fue un fracaso. Por qué? Por que el editor lee todas las imágenes y la evalúa y le coloca texto extraños que el OCR no logra identificar. Mientras que si abro las imágenes en Word, el PDFCreator convierte dicho documento de Word con mucha facilidad.







viernes, 17 de julio de 2015

Criterios para elegir un programa de automatización de Bibliotecas



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En esta colaboración explicaré, groso modo, los criterios para elegir un programa de automatización para su biblioteca. Aunque no pretendemos adentrarnos en parámetros complicados, diremos en esquema estos puntos necesarios a la hora de seleccionar.

Primer punto. Debes tener bien claro y definido si su elección es un programa de paga o de gestión libre

El software libre hoy en día ha ido tomando mucho auge, pues nos libera un poco de los costos. Aunque, hay que entender que siempre se gasta algo. Excepto que el bibliotecario tenga unas competencias informacionales e informáticas bien definidas, que les permitan ser un gestor de la información completo, con los conocimientos necesarios para tomar él mismo la decisión de instalar y configurar el sistema. Esto le evitaría los gastos para el contrato de un tercero para que se encargue de esta parte.
Si se decide por el de paga, o software propietario, ya sabes el costo que implica, más los costos de mantenimiento anual. En el caso del libre, solo basta con entrar en contacto con los grupos y foros de discusión, para esclarecer las dudas y recibir las actualizaciones que van surgiendo.

Segundo punto. Procura que el sistema elegido sea integrado. 

Pues estos facilitan mejor la gestión bibliotecaria. Un sistema integrado contempla una estructura modular y comparten una base en común. Se gestionan los préstamos, los usuarios, la catalogación, administración y un OPAC para la consulta en linea, si es un paquete web. 

Las aplicaciones independientes, poco a poco estan dejando de utilizarse, por lo práctico que resultan las que son modular. Es el caso de los programas ISIS. Los primeros, como CDS/ISIS y el Win Isis, trabajan con bases de datos separadas. Si queremos gestionar todas las funciones de la biblioteca, tendríamos que crear una base de datos para cada una de estas gestiones. Pero un sistema modular, tiene la característica de poseer una sola base de datos con múltiples tablas relacionadas entre si. Pero, los productos ISIS, ya han vencido hoy en día esa barrera. CaMPI, OpenMarcoPolo, y ABCD, son productos ISIS modulares, etc.

Tercer punto. Tenga en cuenta el formato

Los formatos para la catalogación automatizada son un factor muy interesante y tomarlos en consideración, nos libera de un dolor de cabeza. Los más conocidos son: el CEPAL, LILACS, BIVES, BIBUN y MARC21, siendo el formato MARC21 el que ha ido ganando terreno últimamente. Entonces debe Usted decidir inicialmente bajo que formato trabaja el programa que desea adquirir.

CEPAL trabaja con una estructura de 100 campos básicos y no utiliza sub campos.  LILACS es una mezcla de dos formatos y utiliza sub campos en aquellos campos que lo amerita, como en la signatura topográfica, la entrada de autor, las materias, etc.
MARC21 es mucho más complejo y específico. Se necesita tiempo para comprenderlo. Su estructura base está formada por una etiqueta o campo, dos indicadores y los sub campos. Un campo puede tener más de un sub campo, como por ejemplo el campo 260, que a su vez se sub divide en tres, a saber: 
a)     Lugar
b)    Editorial
c)     Año de publicación.

BIVES y BIBUN son formatos adaptados del CEPAL y unificados. Mi recomendación personal es que se incline, primero por el MARC y luego por el formato CEPAL.

Cuanto punto. En cuanto se pueda, procure que la nueva aplicación le permita la migración de sus antiguos registros

Esto es muy importante en el caso de que ya tengamos una aplicación en la biblioteca y quisiéramos cambiar por otro más moderno. ¿Le permite la nueva aplicación migrar sus registros? Si no, tendrá que buscar a Luis Peña, para que le haga ese trabajo y tendría entonces un costo adicional y un punto de vida para el.

Quinto punto. Tome en cuenta la estandarización

No seleccione una aplicación que no obedezca a los estándares ya mencionados y a las normas internacionales como la ISBD, la norma ISO 2709 o las normas de Catalogación Angloamericanas. Pues  con estos estándares es que se trabaja en las bibliotecas organizadas. No se de el lujo de aislarse de la colectividad y la colectividad hace uso de ellos.

Sexto punto. Si es una aplicación Web, mucho mejor

Esto no le quita todo el mérito a aquellas aplicaciones que funcionan solo para una pc de manera individual, pero si dicha aplicación viene para la consulta web y con un OPAC, pues sería mucho mejor. Cito dos casos. El sistema SIABUC, es un programa que funciona en una PC, y se programa también para la consulta web. Los últimos productos ISIS ya vienen estructurados con un OPAC, para consulta de los usuarios. ¿Por qué este interés? Por que es la tendencia actual con la revolución de la Web 2.0.


Séptimo punto. Tenga en cuenta los costos

Este punto es de interés por que de ello dependerá que la institución lo adquiera. Muchas de nuestras bibliotecas no disponen de los fondos suficientes y prefieren las opciones más económicas. De ahí que surgiera la idea de algunos genios de la programación de crear software libre  y de esa forma contribuir al desarrollo de las mismas. Organismos como BIREME, la UNESCO, la PAHO, etc. han dado un inmenso aporte en este ámbito. 

Ultimo punto. No olvide el tipo de biblioteca para la cual trabaja

Debe recordar que el tipo de biblioteca define en parte el tipo de aplicación a escoger. Jamás será lo mismo un sistema para una biblioteca universitaria, que para una escolar o una biblioteca pública. Las aplicaciones informáticas para bibliotecas se diseñan según el tipo, esto así debido, al grado de complejidad que diferencia una de de otra. La demanda de servicios, por ejemplo, en una biblioteca escolar es muy diferente al de una biblioteca pública y, todavía aún mayor es la demanda en una universitaria. No olvide este punto.

En resumen, le comento que, Usted debe sentarse un tiempo y consultar con su equipo de trabajo y hacer reuniones y escuchar opiniones de los más expertos, antes de elegir cual programa informático de gestión de biblioteca le conviene a su institución. Si existe un personal de Informática en la biblioteca, mucho mejor, pues sabrán orientarlo mejor. Y, si dicho personal informático es también bibliotecario, ya se sacó la lotería.