Gestión de Usuarios en los Sistemas Automatizados

                                                Luis Peña. 2016
Insisto en que si vamos a utilizar un sistema automatizado para nuestra biblioteca, entonces hay que darle uso y aprovechar al máximo su potencial.

Los sistemas automatizados para bibliotecas conocidos, traen incorporados varios módulos, con los que la gestión bibliotecaria se hace más fácil. O tal vez algunos pensarán, que los mismos le traerán consigo más volumen de trabajo. Los sistemas manuales antiguos (una libreta de apuntes, una lista de los usuarios, etc.) le resultarán tal ves mejor, por la costumbre de hacer esas tareas por muchos años. Al llegar la automatización, todo le parece dar vueltas y, asimilar los cambios, le cuesta trabajo.

La gestión de los usuarios va de las manos con los préstamos de documentos. Por lo que, se hace necesario ir registrando a los mismos para tener un rigoroso control de lo que prestamos y a quién prestamos.

Si registrábamos un usuario en una lista o libreta de apuntes, por qué no hacerlo en el sistema? Bueno, la diferencia entre ambas formas es grande. Quizás solo se registraba el nombre y apellido del usuario, la fecha y el documento. En un sistema se pedirá algo mas, como la dirección, teléfono, fotografía, notas, número de registro, etc. Pero, eso es algo que se va haciendo poco a poco y que una vez logrado, será un gran salto en los servicios, se lo aseguro. Pues esto permitirá una mayor eficiencia y agilidad en los mismos.

Los formularios de capturas para usuarios son muy parecidos en la mayoría de los sistemas conocidos. Veamos las imágenes siguientes:

Algunos sistema traen incorporado formularios más extensos que otros, e incluyen opción para incluir una foto del usuario. Como es el caso, por ejemplo, del sistema SIABUC y el sistema ABIES.

Ventajas.

Registrar a los usuarios de la biblioteca, siempre será de muy buena ventaja, aunque al inicio nos parezca tedioso ir digitando estos datos. Una técnica sencilla podría ser la de elaborar un formulario físico con los datos que pide el sistema y, entregarlo a cada usuario real de la biblioteca. Al retornar, el usuario entrega el formulario y un auxiliar se encarga de digitar las informaciones en el módulo de préstamos del sistema.

Una vez que los usuarios se hallan registrados, realizar un préstamos será una maravilla. Si el sistema contempla código de barras, como el caso de los sistemas ya mencionados y el sistema Voyager y otros, solo bastará con acercar el lector óptico y al segundo, el libro se localiza y se presta o se devuelve.

Son buenos en estas labores el sistema Voyager, el SIABUC, ABIES, OpenMarcopolo, Sistema Campi, Milenium, Koha, Aleph, Alexandria, Mandarín, ABCD, etc.

Estadísticas.

Las estadísticas son productos de la gestión de los préstamos. A medida que prestamos y devolvemos, se van generando las estadísticas. Gestiona estas funciones las aplicaciones ya mencionadas arriba. Por ejemplo, la interfaz gratuita OpenMarcoPolo, el cual es una aplicación Web para préstamos y circulación, contiene un módulo de estadísticas muy bueno. Lo mismo digo de ABIES y el SIABUC. Veamos algunas capturas:

Las imágenes de arriba muestran el módulo de estadísticas de los sistemas ABIES, SIABUC y OpenMarcoPolo, respectivamente.

Los Informes.

Tanto los informes como las estadísticas son productos de la gestión de préstamo y circulación. Los resultados del módulo de Catalogación, mide el trabajo de los catalogadores. El de los préstamos, el trabajo de los que están en servicio al público. ¿De que manera nos daremos cuenta de cuantos usuarios visitan la biblioteca por días, semanas y años? Solo a través del uso de estos importantes módulos, podremos saberlo. ¿Qué cantidad de documentos se prestaron esta semana? ¿Que tipo de documentos fueron prestados? ¿Cuales documentos los usuarios buscan o utilizan más? Es solo y solamente a través del módulo de préstamos y del registro de los usuarios, que podemos dar respuesta a estas interrogantes. Y de ello depende el tipo de libros u otros documentos que vallamos a comprar. Según el tipo de biblioteca nos daremos cuenta de los materiales más demandados, pero solo dándole uso a estos módulos podremos saberlo.

Concluyo diciendo lo siguiente: Si la biblioteca se interesó por la instalación de un sistema de gestión bibliotecaria, entonces los viejos patrones y la forma manual, debe quedar atrás. Las ventajas que nos ofrecen estas aplicaciones son enormes y estas agilizan de manera eficaz, toda las labores del bibliotecario. Vamos a explotar cada módulo del sistema y demos le uso, para el bienestar de la biblioteca.