Sistema de Automatización para Bibliotecas y Centro de Documentación Aguapey

Introducción

En este documento explicamos en síntesis las funcionalidades del Sistema Aguapey, de la familia ISIS. Este programa de Biblioteca es un sistema integrado compuesto por varios módulos que le permiten gestionar la catalogación de todos tipos de documentos de tipo textual.  

Corre bajo Windows de 32 bit, ya sea XP, vista, Milenio, y Windows 7.

Dentro de los módulos que lo componen, se encuentran:

Módulo de catalogación. 

Permite la entrada, búsqueda y captura de los datos bibliográficos de cada documento.

Este módulo incluye tres pestañas, las cuales incluyen: edición de registros, búsqueda de documento y utilitarios para la administración de la base de datos. La edición de datos nos permite corregir y crear nuevos registros. Para dicha función Aguapey, que es de la familia de programas ISIS, utiliza el formato internacional MARC21.

La pestaña Utilitarios es un renglón del sistema que nos permite dar mantenimiento a la base de datos con tareas como copia de seguridad, exportación e importación de registros, borrado de la base de datos, cambios globales y otros.

Módulo de Circulación y préstamos. 

Este módulo controla el flujo de préstamos  de documentos, así como el control de los usuarios de la biblioteca.

En esta pantalla se capturan los usuarios para fines de los préstamos.

Y en esta otra pantalla se realizan los préstamos, devoluciones y renovaciones.

Módulo de Estadísticas. 

Aguapey contiene además un módulo interno de estadísticas así como una actualización separa del mismo. En este módulo se registran todos los movimientos de prestamos y devoluciones, el ranking de libros más utilizados y préstamos.

Aguapey es un sistema que controla toda la gestión de una biblioteca, aunque está pensado para bibliotecas escolares y centros de documentación.

Módulo de búsqueda u OPAC.

En este módulo hacemos las búsquedas para los usuarios. Los mismos que acuden a la biblioteca pueden utilizar esta interfaz, la cual está diseñada de manera sencilla, agradable y fácil de utilizar. El motor de búsqueda de Aguapey es el mismo utilizado por toda la familia de programas ISIS, el cual hace uso del lenguaje Pascal para lograr dicho objetivo.

El buscador es muy poderoso y rápido. No se requieres escribir toda la información, pues Aguapey posee un sistema de búsqueda filtrada, que al escribir la primera letra, ya se va desplegando el contenido de lo buscado.

Documentos.

El sistema Aguapey dispone además de suficientes documentación explicativa de su uso y administración, la cual se encuentra disponible en la web y en mis archivos.  En el siguiente link, pueden descargar manuales y programas relacionados con el mismo: https://aguapeyexperience.wordpress.com/recursos-descargas/

Conclusiones.

Aguapey es un sistema muy versátil y sencillo para manejar y ministrar nuestra biblioteca. En lo particular lo recomendamos para los siguientes tipos de bibliotecas:

• -          Bibliotecas escolares
• -          Centro de documentación
• -          Bibliotecas públicas
• -          Bibliotecas privadas que hagan gestión de préstamos de documentos.

Por lo demás, Aguapey es robusto, rápido, flexible, moderno, sencillo y puede almacenar una cantidad enorme de registros, tantos como libros existen en la biblioteca.

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El PDF Creator y su uso práctico

Dentro de las herramientas que debemos tener en nuestro escritorio, se encuentra el programa PDFCreator. A continaución explico lo práctico y sencillo que resulta su uso.

Primeramente escriba en Google "descargar pdfcreator" y seleccione el primer resultado que aparece. Instálelo como cualquier otra aplicación. Ejecute luego el ícono que aparecerá en el escritorio de su PC y aparecerá esta iamgen:

Es muy simple de utilizar. Puede agregar documentos de Word o de Power Point, PDFCreator se encarga de convertirlo de manera muy sencilla en un documento PDF. Para hacerlo, solo arrastre hacia adentro del programa, el archivo que desea convertir o presiones el ícono con el signo más (+) y listo.

Para guardarlo, PDFCreator le abrirá la siguiente pantalla:

Póngale el nombre que desees, guárdelo en el lugar que quieras y el programa se encarga de lo demás. Así de simple.

Si utilizas la opción de agregar (el signo mas (+)), debes cambiar el tipo de archivo a buscar, pues PDFCreator, trae por defecto la extención "ps". Vea la imagen siguiente:

Esta aplicación me ha sacado de mayores apuros, pues en lugar de utilizar otro programa más complejo, con este todo es simple. Actualmente, estoy pasando a PDF cientos de imágenes escaneadas de documentos del Centro de Documentación y me resulta mucho más sencillo. 

Solamente abro Word, selecciono todas las imágenes a la vez, y una vez insertadas las imágenes, guardo mi documento y finalmente lo abro en PDFCreator y lo convierto de Word a PDF y listo. Este proceso parece extenso, pero no lo es. Intenté utilizar un programa de edición de PDF y fue un fracaso. Por qué? Por que el editor lee todas las imágenes y la evalúa y le coloca texto extraños que el OCR no logra identificar. Mientras que si abro las imágenes en Word, el PDFCreator convierte dicho documento de Word con mucha facilidad.

Inserción de Imágenes en los sistemas automatizados para bibliotecas

Subir nuestra base de datos desde cualquier terminar de la red local

Criterios para elegir un programa de automatización de Bibliotecas

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En esta colaboración explicaré, groso modo, los criterios para elegir un programa de automatización para su biblioteca. Aunque no pretendemos adentrarnos en parámetros complicados, diremos en esquema estos puntos necesarios a la hora de seleccionar.

Primer punto. Debes tener bien claro y definido si su elección es un programa de paga o de gestión libre. 

El software libre hoy en día ha ido tomando mucho auge, pues nos libera un poco de los costos. Aunque, hay que entender que siempre se gasta algo. Excepto que el bibliotecario tenga unas competencias informacionales e informáticas bien definidas, que les permitan ser un gestor de la información completo, con los conocimientos necesarios para tomar él mismo la decisión de instalar y configurar el sistema. Esto le evitaría los gastos para el contrato de un tercero para que se encargue de esta parte.

Si se decide por el de paga, o software propietario, ya sabes el costo que implica, más los costos de mantenimiento anual. En el caso del libre, solo basta con entrar en contacto con los grupos y foros de discusión, para esclarecer las dudas y recibir las actualizaciones que van surgiendo.

Segundo punto. Procura que el sistema elegido sea integrado. 

Pues estos facilitan mejor la gestión bibliotecaria. Un sistema integrado contempla una estructura modular y comparten una base en común. Se gestionan los préstamos, los usuarios, la catalogación, administración y un OPAC para la consulta en linea, si es un paquete web. 

Las aplicaciones independientes, poco a poco estan dejando de utilizarse, por lo práctico que resultan las que son modular. Es el caso de los programas ISIS. Los primeros, como CDS/ISIS y el Win Isis, trabajan con bases de datos separadas. Si queremos gestionar todas las funciones de la biblioteca, tendríamos que crear una base de datos para cada una de estas gestiones. Pero un sistema modular, tiene la característica de poseer una sola base de datos con múltiples tablas relacionadas entre si. Pero, los productos ISIS, ya han vencido hoy en día esa barrera. CaMPI, OpenMarcoPolo, y ABCD, son productos ISIS modulares, etc.

Tercer punto. Tenga en cuenta el formato. 

Los formatos para la catalogación automatizada son un factor muy interesante y tomarlos en consideración, nos libera de un dolor de cabeza. Los más conocidos son: el CEPAL, LILACS, BIVES, BIBUN y MARC21, siendo el formato MARC21 el que ha ido ganando terreno últimamente. Entonces debe Usted decidir inicialmente bajo que formato trabaja el programa que desea adquirir.

CEPAL trabaja con una estructura de 100 campos básicos y no utiliza sub campos.  LILACS es una mezcla de dos formatos y utiliza sub campos en aquellos campos que lo amerita, como en la signatura topográfica, la entrada de autor, las materias, etc.

MARC21 es mucho más complejo y específico. Se necesita tiempo para comprenderlo. Su estructura base está formada por una etiqueta o campo, dos indicadores y los sub campos. Un campo puede tener más de un sub campo, como por ejemplo el campo 260, que a su vez se sub divide en tres, a saber: 

a)     Lugar

b)    Editorial

c)     Año de publicación.

BIVES y BIBUN son formatos adaptados del CEPAL y unificados. Mi recomendación personal es que se incline, primero por el MARC y luego por el formato CEPAL.

Cuanto punto. En cuanto se pueda, procure que la nueva aplicación le permita la migración de sus antiguos registros. 

Esto es muy importante en el caso de que ya tengamos una aplicación en la biblioteca y quisiéramos cambiar por otro más moderno. ¿Le permite la nueva aplicación migrar sus registros? Si no, tendrá que buscar a Luis Peña, para que le haga ese trabajo y tendría entonces un costo adicional y un punto de vida para el.

Quinto punto. Tome en cuenta la estandarización. 

No seleccione una aplicación que no obedezca a los estándares ya mencionados y a las normas internacionales como la ISBD, la norma ISO 2709 o las normas de Catalogación Angloamericanas. Pues  con estos estándares es que se trabaja en las bibliotecas organizadas. No se de el lujo de aislarse de la colectividad y la colectividad hace uso de ellos.

Sexto punto. Si es una aplicación Web, mucho mejor. 

Esto no le quita todo el mérito a aquellas aplicaciones que funcionan solo para una pc de manera individual, pero si dicha aplicación viene para la consulta web y con un OPAC, pues sería mucho mejor. Cito dos casos. El sistema SIABUC, es un programa que funciona en una PC, y se programa también para la consulta web. Los últimos productos ISIS ya vienen estructurados con un OPAC, para consulta de los usuarios. ¿Por qué este interés? Por que es la tendencia actual con la revolución de la Web 2.0.

Séptimo punto. Tenga en cuenta los costos. 

Este punto es de interés por que de ello dependerá que la institución lo adquiera. Muchas de nuestras bibliotecas no disponen de los fondos suficientes y prefieren las opciones más económicas. De ahí que surgiera la idea de algunos genios de la programación de crear software libre  y de esa forma contribuir al desarrollo de las mismas. Organismos como BIREME, la UNESCO, la PAHO, etc. han dado un inmenso aporte en este ámbito. 

Ultimo punto. No olvide el tipo de biblioteca para la cual trabaja. 

Debe recordar que el tipo de biblioteca define en parte el tipo de aplicación a escoger. Jamás será lo mismo un sistema para una biblioteca universitaria, que para una escolar o una biblioteca pública. Las aplicaciones informáticas para bibliotecas se diseñan según el tipo, esto así debido, al grado de complejidad que diferencia una de de otra. La demanda de servicios, por ejemplo, en una biblioteca escolar es muy diferente al de una biblioteca pública y, todavía aún mayor es la demanda en una universitaria. No olvide este punto.

En resumen, le comento que, Usted debe sentarse un tiempo y consultar con su equipo de trabajo y hacer reuniones y escuchar opiniones de los más expertos, antes de elegir cual programa informático de gestión de biblioteca le conviene a su institución. Si existe un personal de Informática en la biblioteca, mucho mejor, pues sabrán orientarlo mejor. Y, si dicho personal informático es también bibliotecario, ya se sacó la lotería.

Google grupos: una herramienta didáctica y gratuita

Dentro de las facilidades que ofrece Google se encuentra esta interesante herramienta didáctica. Una vez que hayamos creado nuestro correo en google , que se conoce como G-Mail, ya tenemos acceso a todos los servicios gratuitos del mismo.

Son muchos los usuarios del google que utilizan, por ejemplo, los blogs. Un blog es todo un espacio para nosotros, en donde escribimos y compartimos artículos de nuestra propia iniciativa o publicaciones de otras personas.

Existe también Word Press, que es parecido al blog, pero con carácter de una página web; el servicio de google + y google drive, son una excelente combinación, que también puede ser un blog y google drive para construir toda una biblioteca virtual pequeña (de 15 gigas), etc.

En la imagen siguiente, se vislumbran los distintos servicios gratuitos que ofrece Google a sus usuarios. Esto incluye incluso documentos de office como hoja de cálculo, presentaciones y documentos de Word. También existe allí el servicio de formularios, para crear encuestas gratis. Pero no solo estos servicios y otros, sino también el de Hangouts que, como dicen ellos mismos “Conversaciones cuando y donde quieras, gratis”.

Le invito a dar una hojeada por estos servicios, que se encuentran disponible desde el momento que creamos una cuenta de correos en google.

Hablemos de Google Grupos. Cuando entras a este servicio te encuentras con la siguiente página:

Se te presentas las opciones para:

• ·        Crear grupo
• ·        Ver tus propios grupos
• ·        Explorar otros grupos

Si creas un nuevo grupo, debes llenar los siguientes datos: El nombre del grupo, tu dirección de correo, una descripción del grupo y listo.

Ver mis grupos.

Estos son los grupos a los que yo pertenezco.

Una vez dentro de su grupo, le puedes poner un mensaje de bienvenida y configurarlo a su modo. A la izquierda aparece un menú con las opciones de configuración.

Para comenzar a publicar solo presione el botón rojo “TEMA NUEVO”. También puede insertar un documento ya existente.

Luego empiezas a invitar a tus alumnos, o amigos con quien deseas compartir tus artículos. Por este medio se publican comunicaciones, temas, artículos. Libros, revistas, etc. Lo que coloques aquí, le llegará a todos tus contactos a sus respectivos correos.

De ahí su gran importancia en el proceso de enseñanza y aprendizaje. Mi maestra Teresa Peralta hace uso de esta herramienta en cada una de sus materias.