ORGANIZACIÓN TECNICA DE LAS COLECCIONES DE UNA BIBLIOTECA PÚBLICA

BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO

GUIAS Y MANUALES

Bogotá, DC. Septiembre de 2002 Catalogación

Conceptos Generales

La biblioteca pública colombiana ha jugado un papel importante en la generación de conocimiento y está definida por la UNESCO como: “fuerza viva al servicio de la enseñanza, la cultura y la información y como instrumento indispensable para el fomento de la paz y de la comprensión entre las personas y las naciones”.

La Biblioteca además de ofrecer un buen servicio bibliográfico puede proyectarse en su comunidad a través de actividades de extensión cultural, como: charlas, exposiciones, exhibiciones de libros, la hora del cuento, cine, cajas viajeras o circulantes en los barrios, programas de difusión en los medios, etc.

El lector es la razón de ser de una biblioteca. Entonces hacia él tiene que estar dirigida toda su atención, su organización técnica y administrativa con el propósito de brindarle de la mejor forma posible: información, educación, cultura y recreación.

La colección bibliográfica debe estar actualizada y organizada. Cubriendo todas las áreas del conocimiento y respondiendo a las necesidades de información de la comunidad.

Toda biblioteca pública debe ser un lugar de maravilla, de curiosidad y de belleza, donde pueda descubrirse la aventura, el conocimiento, la evolución y la fantasía.

PROCESO DEL MATERIAL

La administración general de una biblioteca contempla el proceso técnico del material y la organización administrativa de la biblioteca en general. En el proceso técnico se desarrollan las siguientes labores:

• SELECCIÓN Y ADQUISICION DE MATERIALES

• CATALOGACION

• CLASIFICACION

• PREPARACION PARA EL PRESTAMO

• UBICACION EN EL ESTANTE

• DUPLICACION DE FICHAS

• ORDEN E INTERCALACION DE FICHAS EN LOS CATALOGOS

1. SELECCIÓN Y ADQUISICION DE MATERIALES:

La selección es el proceso encaminado básicamente a determinar que material documental debe adquirir o descartar la unidad de información. El proceso de selección implica la adopción de unos principios o políticas básicas que sirvan de guía y respaldo a la toma de decisiones. Cada una de las bibliotecas debe en primer término definir su política de selección y adquisición de materiales la cual debe hacer relación a:

♦ Objetivos de la biblioteca y tipos de servicios que ofrece

♦ Las necesidades de información de la comunidad

♦ Demanda de información y frecuencia con que ésta se da.

♦ Los avances y las novedades en las diferentes áreas del conocimiento

♦ Los recursos disponibles y medios posibles

Medios que se utilizan para la selección

- Solicitar libros en demostración

- Visitas a librerías y ferias de libros

- Catálogos, listados, bibliografías

- Donaciones: es conveniente aceptar todas las donaciones propuestas a la

Biblioteca, reservándose ésta los derechos de descarte o donación - Registro de necesidades de los usuarios, buzón de sugerencias

- Asesoramiento de especialistas

Adquisición: Es el proceso mediante el cual la biblioteca pública obtiene el material bibliográfico, orientado a satisfacer las necesidades de la comunidad servida, bien sea por compra, canje o donación. La adquisición se interrelaciona con el proceso de selección ya que es la continuidad en el desarrollo de las colecciones.

2. CATALOGACION

Es el proceso mediante el cual se registran en forma completa y ordenada las partes esenciales que identifican a cada uno de los materiales con el fin de facilitar su recuperación. Una gran parte de la catalogación es la transferencia de los datos que figuran sobre la portada de un documento a una ficha catalográfica.

Existen distintas reglas de catalogación, entre las más utilizadas y conocidas figuran las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2ª. Edición de 1998. Estas reglas están estructuradas y normalizadas con carácter internacional para la descripción sistematizada de todos los materiales de una biblioteca.

2.1. Organización de la descripción:

2.1.1. Areas:

♦ Título y mención de responsabilidad

♦ Edición

♦ Detalles específicos del material (o tipo de publicación)

♦ Publicación, distribución, etc.

♦ Descripción física

♦ Serie

♦ Notas

♦ Número normalizado y condiciones de disponibilidad

Área de titulo y mención de autor

􀂃 Título:

Título propio: Es el nombre principal distintivo de una publicación por la cual se conoce la obra.

Título paralelo: Aquel que está en otro idioma.

Título alternativo: Segundo título unido mediante conjunción o.

Subtítulo: Palabra o frase que sigue al título principal y tiene como función aclarar o explicar el título.

􀂃 Autor:

Persona o entidad responsable de la creación del contenido intelectual o artístico de una obra. En esta área se transcribe el título tal como aparece en el material, seguido de la designación general del tipo de material, los títulos paralelos o el subtítulo y la mención de responsabilidad, en la cual se incluye además del autor, los coautores, ilustradores, traductores, siempre que aparezcan mencionados en el material que se está procesando.

Mención de edición y responsabilidad intelectual de la edición

Edición: Toda nueva impresión de un material que difiere del original y tiene

modificaciones sustanciales a la anterior. Las ediciones se mencionan a partir de la segunda.

Pie de imprenta

Es el conjunto de tres elementos que identifican el lugar de publicación, editor

(persona o entidad responsable financieramente de la publicación del material) y año de publicación. Se escribe en el siguiente orden: ciudad, nombre del editor, fecha.

Colación o descripción física del material

Corresponde a la descripción física del material que se está procesando. Incluye la designación específica del material, sus detalles físicos, dimensiones y mención de material acompañante.

Serie

Se entiende por serie un grupo de monografías o materiales en general, publicados sucesivamente y que obedecen a un plan editorial. Generalmente llevan un título común que los identifica y una numeración consecutiva.

Notas

En ésta área se incluye toda la información adicional que a juicio del catalogador es importante dar sobre el material que se procesa y no ha sido posible incluir en las áreas anteriores. Cada nota constituye un párrafo independiente.

ISBN

ISBN: International Standard Book Number, (Número Internacional Normalizado para Libros. Esta nota se aplica para libros y publicaciones periódicas.

Trazado

Es el registro o lista de las fichas secundarias que deben elaborarse para conformar el juego correspondiente. Puede escribirse al frente de la ficha como una nota, o en la parte de atrás de la ficha para uso interno de la sección de procesos técnicos.

2.1.2. Puntuación:

Las áreas se separan entre sí por punto, espacio, guión guión, espacio

Ejemplo: 3ª. Ed. – Buenos Aires. Cuando un área se inicia con un nuevo párrafo no a continuación de la anterior no le precede el guión y la anterior finaliza sólo con punto.

Los signos: barra, igual, más, por, punto y coma y dos puntos se escriben precedidos y seguidos de espacio es decir entre espacios. A los signos coma y punto les sigue espacio y no les precede espacio

2.1.2 Sangrías

Son las márgenes que se emplean en la escritura de la ficha. Se cuentan los espacios a partir del borde izquierdo de la tarjeta Hay tres tipos de sangrías:

Primera: 9 espacios

Segunda: 12 espacios

Tercera: 15 espacios

Ejemplo:

2.2 Niveles de catalogación

Son los elementos de la descripción que constituyen un conjunto máximo de

información. Se recomiendan tres niveles de descripción que incluyen los elementos que las bibliotecas y demás entidades catalográficas han de dar como mínimo al escoger el nivel de descripción:

2.2.1. Primer nivel de catalogación:

Para el primer nivel de descripción se deben incluir por lo menos los

Siguientes elementos:

Título propiamente dicho / Primera mención de responsabilidad. – Mención de

edición. – Lugar de publicación : Editorial, fecha. Páginas.

Notas.

ISBN

Ejemplo:

2.2.2. Segundo nivel de catalogación

Para el segundo nivel de descripción se deben tener en cuenta los siguientes datos:

Título propiamente dicho <designación general del material> : otra información

sobre el título = Título paralelo / primera mención de responsabilidad ; Cada una de las menciones subsiguientes de responsabilidad. – Mención de edición / mención de responsabilidad relacionada con la edición. – Lugar de publicación: Editortial, fecha.

Extensión del ítem : otros detalles físicos ; dimensiones + material complementario. – (Título de la serie / Mención de responsabilidad relacionada con la serie,

ISSN de la serie ; numeración dentro de la serie. Título de la subserie, ISSN de la subserie ; Numeración de la subserie).

Notas.

Número normalizado ISBN.

Ejemplo:

2.2.3. Tercer nivel de catalogación

Para el tercer nivel de descripción se incluyen todos los elementos señalados en las reglas de catalogación que sean aplicables al ítem que se está describiendo.

2.3. Punto de acceso

Es aquel elemento de la descripción bibliográfica que sirve como instrumento de indización y cuya finalidad es localizar la descripción correspondiente, dentro del catálogo. Pueden ser personales, temáticos, corporativos, por título, por número de clasificación.

Para determinar los puntos de acceso se aplican las normas descritas en las reglas de catalogación angloamericanas 2ª. Ed. de 1998.

2.3.1. Autor

El autor o responsable de la creación del contenido intelectual o artístico de una obra puede ser una persona, un grupo de personas o un ente corporativo.

- Autor personal: (una sola persona responsable) la ficha se encabezará por el apellido y nombre del autor, el que además figura en la mención de responsabilidad a continuación del título.

Se elegirá como encabezamiento el nombre por el cual se conoce comúnmente: este puede ser el nombre verdadero de la persona, el seudónimo, el título de nobleza.

Entidad corporativa: una entidad corporativa es una organización o un grupo de personas que se identifica mediante un nombre determinado y que actúa, o puede actuar como una unidad. (asociaciones, instituciones, firmas comerciales, empresas sin fines de lucro, gobiernos, dependencias gubernamentales, entidades religiosas, conferencias).

La ficha se encabezará por el nombre del ente, el que además figurará en la mención de responsabilidad.

Responsabilidad o autoría compartida por dos o tres personas o entidades: Se encabezará la ficha por la persona o ente corporativo que figure en el primer lugar. Se podrán hacer fichas secundarias de coautor por las otras. Se harán las menciones de responsabilidad por los autores o entes corporativos según el caso.

Responsabilidad o autoría compartida por más de tres personas o entidades: Se encabezará por el título. Se harán fichas secundarias por la persona o ente que figura en primer lugar y si se estima necesario.

3. CLASIFICACION

Definida como un sistema de ordenamiento lógico del conocimiento. Consiste en distribuir los libros en grupos comunes de una misma materia o de un determinado tema.

La clasificación del material se puede realizar en tres etapas:

- Clasificación física en grupos temáticos

- Clasificación propiamente dicha

- Asignación de encabezamientos de materia

3.1. Clasificación física en grupos temáticos

- Es la separación del material bibliográfico en grupos por materia o semejanza

temática

3.2. Clasificación propiamente dicha:

- Se analiza individualmente cada obra y se les asignará –de acuerdo con su

Contenido – un símbolo o número de clasificación que exprese su ubicación

especial dentro de una rama del conocimiento.

- Generalmente en las bibliotecas se utiliza el sistema de Clasificación decimal Dewey con vigencia universal. Fue ideado por el bibliotecario estadounidense Melvil Dewey en 1873 y publicado por primera vez en 1876.

- En el sistema de clasificación Dewey las materias se agrupan en diez (10) clases numeradas del 0 al 9. Las clases del 1 al 9 agrupan las materias de carácter específico, reservándose la clase de 0 para los temas de carácter general que no pertenecen a una disciplina determinada. Las clases se indican con tres cifras así:

000 Generalidades

100 Filosofía y psicología

200 Religión

300 Ciencias sociales

400 Lenguas

500 Ciencias naturales y matemáticas

600 Tecnología (ciencias aplicadas)

700 Artes

800 Literatura y retórica

900 Geografía e historia

Cada una de estas clases tiene diez (10) divisiones, numeradas también del 0 al 9.

Las divisiones se hacen conservando dos cifras así:

780 Música

782 Música vocal

782.7 Voces de niños

En el ejemplo anterior vemos como cada vez que damos una nueva división

entramos en un asunto más específico dentro de una disciplina.

Las subdivisiones de las materias en el sistema decimal se hacen partiendo de lo general a lo particular.

Sin embargo hay tres clases que no cumplen esta regla y son:

Las clases del 400 (lingüística) y 800 (literatura) se dividen lingüísticamente,

ejemplo :

460 y 860

Español Literatura española

La clase del 900 (historia), se divide geográficamente, primero por continente y

luego por países.

Ejemplo:        946 Historia de España

                     46 (cifra 4 significa Europa y 6 España)

Signatura topográfica:

Definición: Código numérico o alfanumérico que se pone a un libro o documento para indicar su colocación en los estantes y facilitar su búsqueda

Este código está conformado por:

- El número de clasificación

- La clave de autor (código alfanumérico que identifica el autor de la obra) y se

puede determinar utilizando la siguiente tabla:

A – B = 1

C = 2

D – E – F = 3

G – H – I – J - K = 4

L – M – N - Ñ = 5

O – P – Q = 6

R – S – T = 7

U = 8

V – W – X – Y – Z = 9

Ejemplo:

Título:                                   Psicología general

Autor:                                   Arciniegas, Yolanda

Signatura topográfica:       150

A72p

- A72p = Inicial del apellido del autor

7, 2 números que identifican las letras r y c del mismo apellido

p = inicial del título

Cada título debe llevar una signatura que lo identifique y diferencie de los demás, por eso cada vez que tengamos dos libros con la misma signatura cuyos contenidos sean diferentes se debe agregar a la clave de autor un elemento alfanumérico que los diferencie.

 Ejemplo:                   150                 150                 150

A72p             A72p1            A72p2

A la signatura topográfica también se le pueden agregar letras que distingan una colección de otra.

Ejemplo:

R para identificar la colección de referencia.

Letras que identifican los países latinoamericanos en el área de literatura española así:

A Argentina H Honduras

B Bolivia M México

CO Colombia N Nicaragua

CR Costa Rica P Panamá

C Cuba PA Paraguay

Ch Chile Pe Peru

E Ecuador PR Puerto Rico

S El Salvador U Uruguay

G Guatemala V Venezuela

En la literatura portuguesa:

B Brasil

La signatura topográfica se registra en:

- La portada del libro

- El lomo

Sirve para:

- Ordenar los libros en los estantes

- Identificar el contenido del libro

- Ubicar el material según su contenido temático

- Dar información sobre la colección a la que pertenece

Además de esta forma de ordenación a los materiales especiales (mapas, planos, discos, diapositivas, etc., se les asigna un código alfanumérico para su ordenación, cuando la Biblioteca así lo decide, de lo contrario se clasifica por el sistema de clasificación Dewey de acuerdo al contenido temático.

Ejemplo:        DA001 = Diapositivas

FT001 = Fotografías

VK001 = Videocasetes

K001 = Casetes

VL001 = Video láser

3.2. Asignación de encabezamientos de materia

Encabezamiento: Forma de expresar por medio de una palabra o una frase del lenguaje natural, un tema o asunto del que trata una obra. Su objetivo es facilitar el acceso temático a los diferentes materiales.

Principios para la asignación de encabezamientos:

Para la asignación de encabezamientos se deben tener en cuenta tres principios:

♦ Principio de especificidad: Designación precisa del contenido del material o

documento

♦ Principio idiomático: Los encabezamientos deben ser redactados en el idioma de la comunidad de usuarios a la cual se sirve. Este principio tiene en cuenta tres aspectos:

- Propiedad: Se debe elegir una forma castiza o propia del idioma, al estructurar un encabezamiento.

Ejemplo: Normalización y no Estandarización

- Concisión: Se debe realizar un análisis semántico y sintáctico de las frases que expresan los conceptos en consideración y elegir la forma más concisa y

gramaticalmente correcta.

Ejemplo: Psicofisiología y no Psicología fisiológica

- Uso: Se debe respetar y asimilar el desarrollo propio de las ciencias reflejado en el uso de una terminología en constante evolución. Es necesario distinguir entre el uso de términos correctos idiomáticamente y el uso generalizado de ciertos extranjerismos, barbarismos y modalidades dialécticas.

Ejemplo: Computadores y no ordenadores

♦ Principio de encabezamiento único: Se debe elegir una sola forma o

denominación para representar siempre el mismo tema o concepto y rechazar

equivalentes o sinónimos que indistintamente se usan.

Formas que adoptan los encabezamientos

♦ Una sola palabra: Ejemplo: Anatomía

♦ Dos o más palabras: que forman un término o idea de significación independiente.

♦ Frases: Ejemplo: Asociaciones de profesionales y técnicos

Subdivisiones

Son términos que se aplican al encabezamiento principal con el fin de especificarlo o de limitar el asunto al cual se refiere. Pueden ser de 4 categorías:

- General

- Geográfica

- Cronológica

- Forma

Subdivisiones generales: Se emplean bajo un encabezamiento principal o bajo una subdivisión para limitar a un aspecto especial, el concepto expresado por el encabezamiento.

Ejemplo: Medicina – Historia

Subdivisiones geográficas: Se emplean para limitar el encabezamiento principal o sus subdivisiones a un área geográfica específica.

Ejemplo: Periodismo – Colombia

Subdivisiones cronológicas: Se emplean para limitar el encabezamiento principal o sus subdivisiones a un periodo en particular.

Ejemplo: Literatura colombiana – Siglo XX

Subdivisiones de forma: Se emplean para indicar el arreglo físico que presenta el material o el tema. Se refieren a la forma de presentación de la obra, más que a su contenido temático. Se pueden añadir como último elemento a cualquier encabezamiento.

Ejemplo: Medicina – Diccionarios

Un encabezamiento puede ameritar una o más de estas subdivisiones para lo cual debe conservar el siguiente orden:

- Encabezamiento principal

- Subdivisión general

- Subdivisión geográfica

- Subdivisión cronológica

- Subdivisión de forma

Ejemplo: Filosofía – Historia – Colombia – Siglo XX – Manuales

4. PREPARACION PARA EL PRESTAMO

Una vez clasificados y catalogados los materiales documentales se elaboran las fichas correspondientes para la circulación o préstamo a domicilio, excepto las obras pertenecientes a la colección de referencia.

5. UBICACIÓN EN EL ESTANTE

Las obras se organizan en los estantes por la signatura topográfica de arriba abajo y de izquierda a derecha.

6. DUPLICACION DE FICHAS

El juego de fichas es el conjunto de tarjetas en las cuales se consignan los datos necesarios para la identificación de una obra.

Un juego de fichas está conformado por una tarjeta principal y tarjetas secundarias.

La principal es la ficha bibliográfica que lleva el encabezamiento principal, es decir el nombre del autor o la palabra que lo sustituya. Las secundarias son fichas que reproducen la ficha principal encabezadas con entradas secundarias: de autor, materia, título y serie. En consecuencia, la ficha principal siempre está precedida por algunos de los elementos enunciados anteriormente.

Las fichas denominadas oficial y topográfica son fichas que reproducen la ficha

principal y sirven para llevar controles internos en la biblioteca. La ficha oficial sirve para controlar la forma de entrada de autores personales, corporativos y títulos uniformes (en desuso especialmente por la generación de índices

automatizados).

La ficha topográfica sirve para controlar el orden de la colección en los estantes y la asignación de signaturas topográficas. También se emplea para llevar el control de inventario.

7. ORDEN E INTERCALACION DE FICHAS EN LOS CATALOGOS

Intercalación por orden alfabético de las fichas de autor, título, materia, etc., en el catálogo público y por la signatura las fichas topográficas en el catálogo topográfico de todo el material procesado. Los catálogos o ficheros son públicos e internos.

El fichero o catálogo público es el que permite que los usuarios encuentren la información descriptiva de los títulos que conforman una colección bibliográfica y son:

- Fichero de autores

- Fichero de títulos

- Fichero de materias

Los ficheros o catálogos internos se usan en las áreas administrativas de la Biblioteca y son:

- Fichero oficial

- Fichero topográfico

Fichero oficial: Incluye una reproducción de la ficha bibliográfica principal. Se

organiza alfabéticamente.

Fichero topográfico: Incluye asientos bibliográficos ordenados de acuerdo con la signatura topográfica.

7.1. Reglas para la ordenación alfabética de los catálogos

Ø  􀂾 Siempre se debe tener en cuenta el alfabeto

Ø  􀂾 Palabra por palabra: Ordenar palabra por palabra y a su vez letra por letra dentro de la palabra.

Ejemplo:                   Idea de la hispanidad

Idea de la historia

Idea del colonialismo

Ideario de artigas

Ø  􀂾 Signos de puntuación no se tienen en cuenta

Ø  􀂾 Los artículos al comienzo tales como un, uno, una, unos, el, la, las, los no se tienen en cuenta (ejemplo 1), a excepción de los artículos que forman parte del nombre (ejemplo 2)

Ejemplo 1:                La economía

Una economía libre

Un manual de forma

Ejemplo 2:                El Tiempo

La Paz

El Salvador

Ø  􀂾 Los artículos dentro de la entrada si se tienen en cuenta

Ejemplo:                   Con el diablo a bordo

Con el directorio militar

Con la razón y la fe

Ø  􀂾 Las formas abreviadas se organizan letra por letra se colocan siempre de primeras en el lugar del alfabeto que le corresponde

Ejemplo:         A.A.A.

A.B.C.

A.G.L.

Ø  􀂾 Las abreviaturas se ordenan en forma completa

Ejemplo:                   El doctor Abadía

El Dr. Albán

La señora ama de casa

La Sra. Benavidez

Ø  􀂾 Las preposiciones: de, de la, de las, de los, del, se alfabetizan en este orden.

Ø  􀂾 Entradas de autores: Se ordenan de la siguiente manera:

- Apellido solo

- Apellido seguido de inicial

- Apellido seguido de nombre

- Apellido seguido de nombres

- Apellidos seguidos de inicial

- Apellidos seguidos de nombre

- Apellidos seguidos de nombres

Ø  􀂾 Alfabetización por materias: Primero se ordenan los encabezamientos de una palabra, luego los encabezamientos con subdivisión, luego encabezamientos con calificador entre paréntesis, luego los encabezamientos en forma de frase. Las subdivisiones históricas por excepción conservan un orden cronológico

Ejemplo:                   Literatura colombiana, 1968-1978

Literatura colombiana, 1980-1985

Ø  􀂾 Entradas de autores corporativos: Se ordenan en el alfabeto que les Corresponda.

BIBLIOGRAFIA

CLAUSO GARCIA, Adelina. Manual de análisis documental : descripción bibliográfica. Pamplona : Ediciones Universidad de Navarra, 1996.

ATHERTON, Pauline. Manual para sistemas y servicios de información. Montevideo, UNESCO, 1978. P.164

Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas / Biblioteca Luis Angel Arango. 3ª. Ed. Santa Fe de Bogotá : Rojas Eberhard Editores, 1999.

AmericanLibrary Association. Reglas para la ordenación alfabética de los catálogos. Washington : Secretaría General Organización de los Estados Americanos, 1971.

Reglas de Catalogación Angloamericanas. 2ª. ed. Revisada 1998, enmiendas 1993 y 1997. Santa Fe de Bogotá : Rojas Eberhard Editores, 1998.