Criterios para elegir un programa de automatización de Bibliotecas

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En esta colaboración explicaré, groso modo, los criterios para elegir un programa de automatización para su biblioteca. Aunque no pretendemos adentrarnos en parámetros complicados, diremos en esquema estos puntos necesarios a la hora de seleccionar.

Primer punto. Debes tener bien claro y definido si su elección es un programa de paga o de gestión libre. 

El software libre hoy en día ha ido tomando mucho auge, pues nos libera un poco de los costos. Aunque, hay que entender que siempre se gasta algo. Excepto que el bibliotecario tenga unas competencias informacionales e informáticas bien definidas, que les permitan ser un gestor de la información completo, con los conocimientos necesarios para tomar él mismo la decisión de instalar y configurar el sistema. Esto le evitaría los gastos para el contrato de un tercero para que se encargue de esta parte.

Si se decide por el de paga, o software propietario, ya sabes el costo que implica, más los costos de mantenimiento anual. En el caso del libre, solo basta con entrar en contacto con los grupos y foros de discusión, para esclarecer las dudas y recibir las actualizaciones que van surgiendo.

Segundo punto. Procura que el sistema elegido sea integrado. 

Pues estos facilitan mejor la gestión bibliotecaria. Un sistema integrado contempla una estructura modular y comparten una base en común. Se gestionan los préstamos, los usuarios, la catalogación, administración y un OPAC para la consulta en linea, si es un paquete web. 

Las aplicaciones independientes, poco a poco estan dejando de utilizarse, por lo práctico que resultan las que son modular. Es el caso de los programas ISIS. Los primeros, como CDS/ISIS y el Win Isis, trabajan con bases de datos separadas. Si queremos gestionar todas las funciones de la biblioteca, tendríamos que crear una base de datos para cada una de estas gestiones. Pero un sistema modular, tiene la característica de poseer una sola base de datos con múltiples tablas relacionadas entre si. Pero, los productos ISIS, ya han vencido hoy en día esa barrera. CaMPI, OpenMarcoPolo, y ABCD, son productos ISIS modulares, etc.

Tercer punto. Tenga en cuenta el formato. 

Los formatos para la catalogación automatizada son un factor muy interesante y tomarlos en consideración, nos libera de un dolor de cabeza. Los más conocidos son: el CEPAL, LILACS, BIVES, BIBUN y MARC21, siendo el formato MARC21 el que ha ido ganando terreno últimamente. Entonces debe Usted decidir inicialmente bajo que formato trabaja el programa que desea adquirir.

CEPAL trabaja con una estructura de 100 campos básicos y no utiliza sub campos.  LILACS es una mezcla de dos formatos y utiliza sub campos en aquellos campos que lo amerita, como en la signatura topográfica, la entrada de autor, las materias, etc.

MARC21 es mucho más complejo y específico. Se necesita tiempo para comprenderlo. Su estructura base está formada por una etiqueta o campo, dos indicadores y los sub campos. Un campo puede tener más de un sub campo, como por ejemplo el campo 260, que a su vez se sub divide en tres, a saber: 

a)     Lugar

b)    Editorial

c)     Año de publicación.

BIVES y BIBUN son formatos adaptados del CEPAL y unificados. Mi recomendación personal es que se incline, primero por el MARC y luego por el formato CEPAL.

Cuanto punto. En cuanto se pueda, procure que la nueva aplicación le permita la migración de sus antiguos registros. 

Esto es muy importante en el caso de que ya tengamos una aplicación en la biblioteca y quisiéramos cambiar por otro más moderno. ¿Le permite la nueva aplicación migrar sus registros? Si no, tendrá que buscar a Luis Peña, para que le haga ese trabajo y tendría entonces un costo adicional y un punto de vida para el.

Quinto punto. Tome en cuenta la estandarización. 

No seleccione una aplicación que no obedezca a los estándares ya mencionados y a las normas internacionales como la ISBD, la norma ISO 2709 o las normas de Catalogación Angloamericanas. Pues  con estos estándares es que se trabaja en las bibliotecas organizadas. No se de el lujo de aislarse de la colectividad y la colectividad hace uso de ellos.

Sexto punto. Si es una aplicación Web, mucho mejor. 

Esto no le quita todo el mérito a aquellas aplicaciones que funcionan solo para una pc de manera individual, pero si dicha aplicación viene para la consulta web y con un OPAC, pues sería mucho mejor. Cito dos casos. El sistema SIABUC, es un programa que funciona en una PC, y se programa también para la consulta web. Los últimos productos ISIS ya vienen estructurados con un OPAC, para consulta de los usuarios. ¿Por qué este interés? Por que es la tendencia actual con la revolución de la Web 2.0.

Séptimo punto. Tenga en cuenta los costos. 

Este punto es de interés por que de ello dependerá que la institución lo adquiera. Muchas de nuestras bibliotecas no disponen de los fondos suficientes y prefieren las opciones más económicas. De ahí que surgiera la idea de algunos genios de la programación de crear software libre  y de esa forma contribuir al desarrollo de las mismas. Organismos como BIREME, la UNESCO, la PAHO, etc. han dado un inmenso aporte en este ámbito. 

Ultimo punto. No olvide el tipo de biblioteca para la cual trabaja. 

Debe recordar que el tipo de biblioteca define en parte el tipo de aplicación a escoger. Jamás será lo mismo un sistema para una biblioteca universitaria, que para una escolar o una biblioteca pública. Las aplicaciones informáticas para bibliotecas se diseñan según el tipo, esto así debido, al grado de complejidad que diferencia una de de otra. La demanda de servicios, por ejemplo, en una biblioteca escolar es muy diferente al de una biblioteca pública y, todavía aún mayor es la demanda en una universitaria. No olvide este punto.

En resumen, le comento que, Usted debe sentarse un tiempo y consultar con su equipo de trabajo y hacer reuniones y escuchar opiniones de los más expertos, antes de elegir cual programa informático de gestión de biblioteca le conviene a su institución. Si existe un personal de Informática en la biblioteca, mucho mejor, pues sabrán orientarlo mejor. Y, si dicho personal informático es también bibliotecario, ya se sacó la lotería.