Procedimientos
previos.
Elaboración de un formato en Win
isis para migrar los registros hacia Excel y de Excel a un archivo CSV. Luego,
con el uso del utilitario MX de Isis, lo convertimos en un archivo ISO. Con el
uso de una FST de formateo y una base de datos espejo con campos Marc, logramos
la importación de todos los registros. Una
vez insertados en Win isis y con estructura de campos Marc, exportamos
los registros a un archivo ISO de nuevo. Ya con este ISO, lo manipulamos con
MarcEdit para convertirlo a formato Marc, compatible en Koha. Pero previo a
todo esto, hicimos abundantes correcciones y agregamos campos faltantes en la
hoja Excel.
En un primer intento fracasó el
proceso, por que en el formato de Winisis utilizamos el punto y coma (;) para
la división de campos y, al momento de la migración, todos los títulos que
tenía el punto y coma, se vieron afectados. Por lo que procedimos a utilizar el
carácter 124 (pipe = |), como divisor de campos. A la hora de insertarlo en
Excel, le indicamos este carácter.
Cabe destacar que, el formato
desde Winisis, para migrar a Excel es muy sencillo y es algo como esto:
v10'|',v11'|',v12'|'
En donde cada campo de la base
isis se representa por la “v” y le ponemos a cada uno al lado y entre comillas
simples el carácter pipe. Luego, mandamos a imprimir toda la base de datos, con
este formato (que en mi caso lo nombré Excel) y en lugar de enviarlo a la
impresora, escogemos “archivo ascii”. Vea la imagen siguiente.
Esto genera un archivo de texto
plano (txt), el cual abrimos en Excel desde la pestaña “Datos” y luego la
opción “desde textos”.
Marcamos luego la opción
“delimitados”.
Lo siguiente es la opción “otros”
e insertamos en el cuadrito, el carácter pipe (con las teclas alt + 124) y
desde ahí continuamos el asistente. Ver imagen siguiente.
Estos fueron los datos previos
que tuvimos que dar en nuestro caso. Esto no era necesario del todo, pues
existen tres formas de hacerlo:
·
De la forma que le acabo de explicar.
·
Directamente con un archivo iso y MarcEdit
· Con el archivo iso, una fst de formateo y una
base espejo en formato Marc y luego MarcEdit.
¿Por que escogí el proceso más
largo? Por que necesitaba añadir otros campos a la base de datos y solo lo
podía hacer en la hoja Excel. Simplemente.
Explicados estos pasos previos,
continuemos con este artículo.
La migración de datos en ocasiones tiene pérdida de algunas
informaciones, así como la idea de asumir por defecto algunos parámetros.
La estructura Marc supone unas
etiquetas que van desde los campos cabeceras hasta los 999, dos indicadores que
pueden ser desde 0 hasta el 9 o simplemente vacíos (#) y la indicación de sub
campos representados por letras en minúscula (a – z).
Si hacemos uso del programa
MarcEdit, para la conversión final a Marc, ya tenemos la ventaja de una
estructura aceptable y compatible para Koha u otro programa que utilice Marc.
Aún así, faltarán elementos no definidos en el momento de la migración y que se
podría lograr, si analizamos más profundamente el comportamiento de los
registros Marc dentro del programa migrante, que en este caso se trata del
sistema para bibliotecas Koha.
Mientras observaba esto último en
la plantilla del programa citado y, editando tres registros migrados, no pude
luego guardar los registros, por que el sistema Koha me exigía completar los
campos cabecera 003 (identificador de número de control), 005 (fecha y hora de
la última modificación), 008 (elementos de longitud fija) y el campo 942 sub
campo c (tipo de ítem). Todo esto me dice que estos tres campos deben estar
presentes en la tabla de selección de campos (FST) que se va a utilizar en el
proceso de migración.
Para lograr la migración al
sistema Koha, hicimos varios intentos, de los cuales la mayoría fallaron. La
elaboración de una buena y bien meditada FST, es la que al fin dará un
resultado más perfecto. Los campos básicos desde el 020 hasta 900 no tienen
grandes problemas, toda vez que tengamos conciencia de la equivalencia de campos entre ambos sistemas. Debemos tener
bien claro en que formato se encuentran los registros de la base de datos a
migrar. Existen solo unos pocos formatos y los más comunes son, a saber: CEPAL,
LILACs, BIBES, BIBUM, MARC, IBERMARC, UNIMARC, los formatos propios, etc. De
ellos, los más conocidos en nuestro país son el Cepal, Lilacs y el Marc.
La tabla de formateo utilizada.
Una tabla de formateo no es mas
que una estructura de campos y sub campos, con sus indicadores y signos
convencionales correspondientes, que nos permite extraer de la base de datos
información legible por el usuario. La FST utilizada en este proceso fue la
siguiente:
01 0 mpl,v1
05 0 mpl,v18
20 0 mpl,'##$a 'v29
35 0 mpl,'##$a 'v37v1
40 0 mpl,'##$a 'v38
41 0 mpl,'0#$a 'v14
082 0 mpl,'#4$a
'v4
100 0 mpl,'1#$a
'v6
110 0 mpl,'2#$a
'v7
111 0 mpl,'1#$a
'v16'. ','$n','('$d 'v17':','$c 'v19')'
240 0 mpl,'10$a
'v10
245 0 mpl,'#0$a
'v8,' / ',v21,'.'
250 0 mpl,'##$a
'v23
260 0 mpl,'##$a
'v25,' : ',v22,', 'v24
257 0 mpl,'##$a
'v26
300 0 mpl,'##$a
'v9,':',v15
490 0 mpl,'#0$a
'v11,';','$v 'v12,';','$n 'v13
500 0 mpl,'##$a
'v28
505 0 mpl,'##$a
'v27
650 0 mpl,'#7$a
'v30
700 0 mpl,'1#$a
'v31
852 0
(|\\$a|v2, |$b|v36, |$h|v4, |^t|v35)
952 0
(|\\$e|v32, |$d|v33, |$g|v34, |$8|v3)
Nota:
se utilizó una hoja Excel con los registros
Explicando.
La
primera columna contiene los campos del formato al que vamos a migrar (en
este cao hacia Marc21). La segunda – la
columna de ceros (0) – es lo que se conoce en ISIS como técnica de indización,
que en este caso usamos el cero (0), por que es la que más caracteres atrapa,
por líneas. La columna siguiente contiene los caracteres de indizado en Marc.
El símbolo de la almohadilla (#), significa en blanco. El siguiente carácter es
el signo de dólar que representan los sub campos y, finalmente todos los
números precedido de la letra “v”, son los campos desde donde migra. En este
caso desde una base con formato Lilacs, que luego pasamos a Excel. En Excel,
cada celda es un campo. Por lo tanto debes saber bien que contiene cada campo.
Procedimientos.
Los
pasos a dar son bastantes técnicos, pero vale la pena la experiencia adquirida.
Uno debe conocer primero la estructura de campos de ambos formatos y luego
adecuar la FST. Tenga presente los campos repetibles y aquellos campos cuya
equivalencia en Marc responden a un solo campo. Por ejemplo:
260 0
mpl,'##$a'v25,' : ',v22,', 'v24
El
campo 260 en Marc equivale a tres campos en lilacs y son: Lugar: Editorial,
año. En esta secuencia de comando utilizamos la técnica de indización cero, el
modo de encabezado que indica que los datos pasarán sin que sean modificados
(mpl). Le siguen los indicadores vacío vacío, luego el sub campo a ($a) y en
ese mismo lugar lanzamos el campo 25 (v25), que equivale al Lugar. Luego
mandamos a imprimir los dos puntos que separan al lugar de la editora entre
comillas simples. Le sigue el campo 22 (v22), que se refiere a la editorial,
luego mandamos a imprimir una coma, que es la que separa la editora del año de
publicación y, finalmente le indicamos el año representado por el campo 24
(v24).
Al
similar sucede con el campo de 111 en Marc, que es la entrada para eventos. Observe:
111 0
mpl,'1#$a'v16'.','$n','('$d'v17':','$c'v19')'
Fíjense
en todo lo que se manda a imprimir, incluso los paréntesis. Para ello, hay que
ver como se comporta el registro una vez digitado.
En el
caso de los campos repetibles, se colocan entre paréntesis y entre barras
verticales y la barra invertida al final. Ejemplo:
500 0 (|##$a|v28/)
650 0 (|#4$a|v30/)
En la
FST que utilizamos no se utilizó este método, por que fue una migración desde
Excel hacia Win isis y desde Win isis hacia MarcEdit. Si hubiese sido
directamente desde la base isis en Lilacs, si tendría que haber utilizado este
método, pues los campos de materias y autor, por ejemplo, en Lilacs son
repetibles.
Habiendo
ya comprendido todo esto, nos queda solo explicar los aspectos generales que
hay que tomar en cuenta a la hora de tomar la decisión de migrar. En el caso de
los indicadores, hay que decidirse por cual indicador más general nos
decidiremos. Observen los indicadores en rojo del campo 245 de la FST:
245 0 mpl,'#0$a'v8
Si se
dan cuenta, el segundo indicar 0 en el título indica el número de caracteres a
ignorar, lo cual va desde 0 hasta el 9, pero aquí hemos colocado el 0 por
defecto. Con este cero estoy diciendo que todos los títulos de la base de datos
migrada no tienen artículos ni preposiciones delante, que son los caracteres
que se ignoran. Si es por ejemplo, el artículo “Los”, tendría que colocar un 4
en lugar de de un cero. Esto para que el sistema ignore ese artículo y lea a
partir de la palabra siguiente significativa. Pero en la FST debo colocar un
indicador y, en este caso nos inclinamos por el más general.
Lo
mismo sucede en el caso del código de idioma. Tenemos que colocar un idioma por
defecto al campo 041 de Marc y, en nuestro caso colocamos el español (spa).
Osea, que todos los libros están en idioma español. Pero no hay de otra. Los
arreglos serán posteriores. Esa es la razón del por que una migración de datos
no es 100% perfecta. En bases de datos menos estructura se podría dar el caso
de que funcione al 100%.
Si la
base de datos a migrar está en una hoja de Excel, se aprovecha esta oportunidad
para agregar campos que le falte a la base de datos y que se necesitan en Marc.
Por ejemplo: algunos campos cabecera, código de sala, entre otros.
En
estos casos citados, necesitamos hacer uso del programa MarcEdit, el cual nos
permite hacer cambios globales y sustituciones. Por ejemplo: en el caso del
campo de título, bajo el programa citado, solo necesitaríamos copiar la parte
que dice:
=245
10 $a Los
Y
luego sustituir todo este fragmento de campo por:
=245
14 $a Los
Ya que
aquí el segundo indicador (el 4) está correcto. Pero en la migración tuvimos
que colocar el cero (0). Solo basta ir colocando artículos como La, Las, El,
etc., después del indicador de sub campo ($a) y dejar que el programa MarcEdit
lo encuentre y luego los vamos sustituyendo por la expresión correcta.
Esta
es la estructura de la base de datos en MarcEdit. En el menú “Edit” se
encuentra las opciones para buscar y reemplazar y es ahí donde hacemos todos
los cambios de lugar.
Le
aconsejamos buscar un tutorial de Marcedit en Youtube, que le explicarán con
detalles estos complejos procesos, talvés con un poco más de detalle.
