BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO
GUIAS Y MANUALES
Bogotá, DC. Septiembre
de 2002 Catalogación
Conceptos
Generales
La
biblioteca pública colombiana ha jugado un papel importante en la generación de
conocimiento y está definida por la UNESCO como: “fuerza viva al servicio de la
enseñanza, la cultura y la información y como instrumento indispensable para el
fomento de la paz y de la comprensión entre las personas y las naciones”.
La
Biblioteca además de ofrecer un buen servicio bibliográfico puede proyectarse
en su comunidad a través de actividades de extensión cultural, como: charlas,
exposiciones, exhibiciones de libros, la hora del cuento, cine, cajas viajeras
o circulantes en los barrios, programas de difusión en los medios, etc.
El lector es la razón de
ser de una biblioteca. Entonces hacia él tiene que estar dirigida toda su
atención, su organización técnica y administrativa con el propósito de
brindarle de la mejor forma posible: información, educación, cultura y
recreación.
La colección
bibliográfica debe estar actualizada y organizada. Cubriendo todas las áreas del
conocimiento y respondiendo a las necesidades de información de la comunidad.
Toda biblioteca pública
debe ser un lugar de maravilla, de curiosidad y de belleza, donde pueda
descubrirse la aventura, el conocimiento, la evolución y la fantasía.
PROCESO
DEL MATERIAL
La
administración general de una biblioteca contempla el proceso técnico del
material y la organización administrativa de la biblioteca en general. En el
proceso técnico se desarrollan las siguientes labores:
• SELECCIÓN Y
ADQUISICION DE MATERIALES
• CATALOGACION
• CLASIFICACION
• PREPARACION PARA EL
PRESTAMO
• UBICACION EN EL
ESTANTE
• DUPLICACION DE FICHAS
• ORDEN E INTERCALACION
DE FICHAS EN LOS CATALOGOS
1.
SELECCIÓN Y ADQUISICION DE MATERIALES:
La
selección es el proceso encaminado básicamente a determinar que material documental
debe adquirir o descartar la unidad de información. El proceso de selección implica
la adopción de unos principios o políticas básicas que sirvan de guía y
respaldo a la toma de decisiones. Cada una de las bibliotecas debe en primer
término definir su política de selección y adquisición de materiales la cual debe
hacer relación a:
♦ Objetivos de la
biblioteca y tipos de servicios que ofrece
♦ Las necesidades de
información de la comunidad
♦ Demanda de información
y frecuencia con que ésta se da.
♦ Los avances y las
novedades en las diferentes áreas del conocimiento
♦ Los recursos
disponibles y medios posibles
Medios
que se utilizan para la selección
- Solicitar libros en
demostración
- Visitas a librerías y
ferias de libros
- Catálogos, listados,
bibliografías
- Donaciones: es
conveniente aceptar todas las donaciones propuestas a la
Biblioteca,
reservándose ésta los derechos de descarte o donación - Registro de necesidades
de los usuarios, buzón de sugerencias
- Asesoramiento de
especialistas
Adquisición:
Es el proceso mediante el cual la biblioteca pública obtiene el
material bibliográfico, orientado a satisfacer las necesidades de la comunidad
servida, bien sea por compra, canje o donación. La adquisición se
interrelaciona con el proceso de selección ya que es la continuidad en el
desarrollo de las colecciones.
2.
CATALOGACION
Es el
proceso mediante el cual se registran en forma completa y ordenada las partes esenciales
que identifican a cada uno de los materiales con el fin de facilitar su recuperación.
Una gran parte de la catalogación es la transferencia de los datos que figuran
sobre la portada de un documento a una ficha catalográfica.
Existen
distintas reglas de catalogación, entre las más utilizadas y conocidas figuran
las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2ª. Edición de 1998. Estas reglas
están estructuradas y normalizadas con carácter internacional para la
descripción sistematizada de todos los materiales de una biblioteca.
2.1.
Organización de la descripción:
2.1.1.
Areas:
♦ Título y mención de
responsabilidad
♦ Edición
♦ Detalles específicos
del material (o tipo de publicación)
♦ Publicación,
distribución, etc.
♦ Descripción física
♦ Serie
♦ Notas
♦ Número normalizado y
condiciones de disponibilidad
Área de
titulo y mención de autor
Título:
Título
propio: Es el nombre principal distintivo de una publicación por la cual
se conoce la obra.
Título
paralelo: Aquel que está en otro idioma.
Título
alternativo: Segundo título unido mediante conjunción o.
Subtítulo:
Palabra o frase que sigue al título principal y tiene como
función aclarar o explicar el título.
Autor:
Persona
o entidad responsable de la creación del contenido intelectual o artístico de una
obra. En esta área se transcribe el título tal como aparece en el material,
seguido de la designación general del tipo de material, los títulos paralelos o
el subtítulo y la mención de responsabilidad, en la cual se incluye además del
autor, los coautores, ilustradores, traductores, siempre que aparezcan
mencionados en el material que se está procesando.
Mención
de edición y responsabilidad intelectual de la edición
Edición: Toda
nueva impresión de un material que difiere del original y tiene
modificaciones
sustanciales a la anterior. Las ediciones se mencionan a partir de la segunda.
Pie de
imprenta
Es el conjunto de tres
elementos que identifican el lugar de publicación, editor
(persona
o entidad responsable financieramente de la publicación del material) y año de
publicación. Se escribe en el siguiente orden: ciudad, nombre del editor,
fecha.
Colación
o descripción física del material
Corresponde
a la descripción física del material que se está procesando. Incluye la designación
específica del material, sus detalles físicos, dimensiones y mención de material
acompañante.
Serie
Se
entiende por serie un grupo de monografías o materiales en general, publicados sucesivamente
y que obedecen a un plan editorial. Generalmente llevan un título común que los
identifica y una numeración consecutiva.
Notas
En ésta
área se incluye toda la información adicional que a juicio del catalogador es importante
dar sobre el material que se procesa y no ha sido posible incluir en las áreas anteriores.
Cada nota constituye un párrafo independiente.
ISBN
ISBN:
International Standard Book Number, (Número Internacional Normalizado para Libros.
Esta nota se aplica para libros y publicaciones periódicas.
Trazado
Es el
registro o lista de las fichas secundarias que deben elaborarse para conformar
el juego correspondiente. Puede escribirse al frente de la ficha como una nota,
o en la parte de atrás de la ficha para uso interno de la sección de procesos
técnicos.
2.1.2.
Puntuación:
Las
áreas se separan entre sí por punto, espacio, guión guión, espacio
Ejemplo:
3ª. Ed. – Buenos Aires. Cuando un área se inicia con un nuevo párrafo no a
continuación de la anterior no le precede el guión y la anterior finaliza sólo
con punto.
Los
signos: barra, igual, más, por, punto y coma y dos puntos se escriben
precedidos y seguidos de espacio es decir entre espacios. A los signos coma y
punto les sigue espacio y no les precede espacio
2.1.2
Sangrías
Son las márgenes que se
emplean en la escritura de la ficha. Se cuentan los espacios a partir del borde
izquierdo de la tarjeta Hay tres tipos de sangrías:
Primera: 9 espacios
Segunda: 12 espacios
Tercera: 15 espacios
Ejemplo:
Ejemplo:
2.2
Niveles de catalogación
Son los
elementos de la descripción que constituyen un conjunto máximo de
información.
Se recomiendan tres niveles de descripción que incluyen los elementos que las
bibliotecas y demás entidades catalográficas han de dar como mínimo al escoger el
nivel de descripción:
2.2.1.
Primer nivel de catalogación:
Para el primer nivel de
descripción se deben incluir por lo menos los
Siguientes elementos:
Título propiamente dicho
/ Primera mención de responsabilidad. – Mención de
edición. – Lugar de
publicación : Editorial, fecha. Páginas.
Notas.
ISBN
Ejemplo:
2.2.2.
Segundo nivel de catalogación
Para el segundo nivel de
descripción se deben tener en cuenta los siguientes datos:
Título propiamente dicho
<designación general del material> : otra información
sobre
el título = Título paralelo / primera mención de responsabilidad ; Cada una de las
menciones subsiguientes de responsabilidad. – Mención de edición / mención de responsabilidad
relacionada con la edición. – Lugar de publicación: Editortial, fecha.
Extensión del ítem :
otros detalles físicos ; dimensiones + material complementario. – (Título de la
serie / Mención de responsabilidad relacionada con la serie,
ISSN de la serie ;
numeración dentro de la serie. Título de la subserie, ISSN de la subserie ; Numeración
de la subserie).
Notas.
Número normalizado ISBN.
Ejemplo:
2.2.3.
Tercer nivel de catalogación
Para el
tercer nivel de descripción se incluyen todos los elementos señalados en las reglas
de catalogación que sean aplicables al ítem que se está describiendo.
2.3.
Punto de acceso
Es
aquel elemento de la descripción bibliográfica que sirve como instrumento de indización
y cuya finalidad es localizar la descripción correspondiente, dentro del catálogo.
Pueden ser personales, temáticos, corporativos, por título, por número de clasificación.
Para
determinar los puntos de acceso se aplican las normas descritas en las reglas
de catalogación angloamericanas 2ª. Ed. de 1998.
2.3.1.
Autor
El autor
o responsable de la creación del contenido intelectual o artístico de una obra puede
ser una persona, un grupo de personas o un ente corporativo.
- Autor
personal: (una sola persona responsable) la ficha se encabezará por el apellido
y nombre del autor, el que además figura en la mención de responsabilidad a
continuación del título.
Se
elegirá como encabezamiento el nombre por el cual se conoce comúnmente: este puede
ser el nombre verdadero de la persona, el seudónimo, el título de nobleza.
Entidad
corporativa: una entidad corporativa es una organización o un grupo de personas
que se identifica mediante un nombre determinado y que actúa, o puede actuar
como una unidad. (asociaciones, instituciones, firmas comerciales, empresas sin
fines de lucro, gobiernos, dependencias gubernamentales, entidades religiosas, conferencias).
La ficha se encabezará
por el nombre del ente, el que además figurará en la mención de
responsabilidad.
Responsabilidad
o autoría compartida por dos o tres personas o entidades: Se encabezará
la ficha por la persona o ente corporativo que figure en el primer lugar. Se
podrán hacer fichas secundarias de coautor por las otras. Se harán las
menciones de responsabilidad por los autores o entes corporativos según el
caso.
Responsabilidad
o autoría compartida por más de tres personas o entidades: Se encabezará
por el título. Se harán fichas secundarias por la persona o ente que figura en
primer lugar y si se estima necesario.
3.
CLASIFICACION
Definida
como un sistema de ordenamiento lógico del conocimiento. Consiste en distribuir
los libros en grupos comunes de una misma materia o de un determinado tema.
La clasificación del
material se puede realizar en tres etapas:
- Clasificación física
en grupos temáticos
- Clasificación propiamente
dicha
- Asignación de
encabezamientos de materia
3.1.
Clasificación física en grupos temáticos
- Es la
separación del material bibliográfico en grupos por materia o semejanza
temática
3.2.
Clasificación propiamente dicha:
- Se analiza
individualmente cada obra y se les asignará –de acuerdo con su
Contenido
– un símbolo o número de clasificación que exprese su ubicación
especial dentro de una
rama del conocimiento.
-
Generalmente en las bibliotecas se utiliza el sistema de Clasificación
decimal Dewey con vigencia universal. Fue ideado por el bibliotecario
estadounidense Melvil Dewey en 1873 y publicado por primera vez en 1876.
- En el
sistema de clasificación Dewey las materias se agrupan en diez (10) clases numeradas
del 0 al 9. Las clases del 1 al 9 agrupan las materias de carácter específico,
reservándose la clase de 0 para los temas de carácter general que no pertenecen
a una disciplina determinada. Las clases se indican con tres cifras así:
000 Generalidades
100 Filosofía y
psicología
200 Religión
300 Ciencias sociales
400 Lenguas
500 Ciencias naturales y
matemáticas
600 Tecnología (ciencias
aplicadas)
700 Artes
800 Literatura y
retórica
900 Geografía e historia
Cada una de estas clases
tiene diez (10) divisiones, numeradas también del 0 al 9.
Las divisiones se hacen
conservando dos cifras así:
780 Música
782 Música vocal
782.7 Voces de niños
En el ejemplo anterior
vemos como cada vez que damos una nueva división
entramos en un asunto
más específico dentro de una disciplina.
Las
subdivisiones de las materias en el sistema decimal se hacen partiendo de lo general
a lo particular.
Sin embargo hay tres
clases que no cumplen esta regla y son:
Las
clases del 400 (lingüística) y 800 (literatura) se dividen lingüísticamente,
ejemplo :
460 y 860
Español Literatura
española
La clase del 900
(historia), se divide geográficamente, primero por continente y
luego por países.
Ejemplo: 946 Historia de España
46 (cifra 4 significa
Europa y 6 España)
Signatura
topográfica:
Definición:
Código numérico o alfanumérico que se pone a un libro o
documento para indicar su colocación en los estantes y facilitar su búsqueda
Este código está
conformado por:
- El número de
clasificación
- La clave de autor
(código alfanumérico que identifica el autor de la obra) y se
puede determinar
utilizando la siguiente tabla:
A – B = 1
C = 2
D – E – F = 3
G – H – I – J - K = 4
L – M – N - Ñ = 5
O – P – Q = 6
R – S – T = 7
U = 8
V – W – X – Y – Z = 9
Ejemplo:
Título: Psicología general
Autor: Arciniegas, Yolanda
Signatura topográfica: 150
A72p
- A72p = Inicial del
apellido del autor
7, 2 números que identifican las letras r y c del
mismo apellido
p =
inicial del título
Cada
título debe llevar una signatura que lo identifique y diferencie de los demás, por
eso cada vez que tengamos dos libros con la misma signatura cuyos contenidos sean
diferentes se debe agregar a la clave de autor un elemento alfanumérico que los
diferencie.
A72p A72p1 A72p2
A la signatura
topográfica también se le pueden agregar letras que distingan una colección de
otra.
Ejemplo:
R para
identificar la colección de referencia.
Letras que identifican
los países latinoamericanos en el área de literatura española así:
A Argentina H Honduras
B Bolivia M México
CO Colombia N Nicaragua
CR Costa Rica P Panamá
C Cuba PA Paraguay
Ch Chile Pe Peru
E Ecuador PR Puerto Rico
S El Salvador U Uruguay
G Guatemala V Venezuela
En la literatura portuguesa:
B Brasil
La signatura topográfica
se registra en:
- La portada del libro
- El lomo
Sirve para:
- Ordenar los libros en
los estantes
- Identificar el
contenido del libro
- Ubicar el material
según su contenido temático
- Dar información sobre
la colección a la que pertenece
Además
de esta forma de ordenación a los materiales especiales (mapas, planos, discos,
diapositivas, etc., se les asigna un código alfanumérico para su ordenación, cuando
la Biblioteca así lo decide, de lo contrario se clasifica por el sistema de clasificación
Dewey de acuerdo al contenido temático.
Ejemplo: DA001 = Diapositivas
FT001 = Fotografías
VK001 = Videocasetes
K001 = Casetes
VL001 = Video láser
3.2.
Asignación de encabezamientos de materia
Encabezamiento:
Forma de expresar por medio de una palabra o una frase del lenguaje
natural, un tema o asunto del que trata una obra. Su objetivo es facilitar el
acceso temático a los diferentes materiales.
Principios
para la asignación de encabezamientos:
Para la
asignación de encabezamientos se deben tener en cuenta tres principios:
♦ Principio
de especificidad: Designación precisa del contenido del material o
documento
♦ Principio
idiomático: Los encabezamientos deben ser redactados en el idioma de la comunidad
de usuarios a la cual se sirve. Este principio tiene en cuenta tres aspectos:
- Propiedad:
Se debe elegir una forma castiza o propia del idioma, al estructurar un
encabezamiento.
Ejemplo: Normalización y
no Estandarización
- Concisión:
Se debe realizar un análisis semántico y sintáctico de las frases que expresan
los conceptos en consideración y elegir la forma más concisa y
gramaticalmente correcta.
Ejemplo: Psicofisiología
y no Psicología fisiológica
- Uso:
Se debe respetar y asimilar el desarrollo propio de las ciencias reflejado
en el uso de una terminología en constante evolución. Es necesario distinguir
entre el uso de términos correctos idiomáticamente y el uso generalizado de
ciertos extranjerismos, barbarismos y modalidades dialécticas.
Ejemplo: Computadores y
no ordenadores
♦ Principio de
encabezamiento único: Se debe elegir una sola forma o
denominación
para representar siempre el mismo tema o concepto y rechazar
equivalentes o sinónimos
que indistintamente se usan.
Formas
que adoptan los encabezamientos
♦ Una sola palabra:
Ejemplo: Anatomía
♦ Dos o más palabras:
que forman un término o idea de significación independiente.
♦ Frases: Ejemplo:
Asociaciones de profesionales y técnicos
Subdivisiones
Son
términos que se aplican al encabezamiento principal con el fin de especificarlo
o de limitar el asunto al cual se refiere. Pueden ser de 4 categorías:
- General
- Geográfica
- Cronológica
- Forma
Subdivisiones
generales: Se emplean bajo un encabezamiento principal o bajo una subdivisión
para limitar a un aspecto especial, el concepto expresado por el encabezamiento.
Ejemplo: Medicina –
Historia
Subdivisiones
geográficas: Se emplean para limitar el encabezamiento principal o sus subdivisiones
a un área geográfica específica.
Ejemplo: Periodismo –
Colombia
Subdivisiones
cronológicas: Se emplean para limitar el encabezamiento principal o sus subdivisiones
a un periodo en particular.
Ejemplo: Literatura
colombiana – Siglo XX
Subdivisiones
de forma: Se emplean para indicar el arreglo físico que presenta el material
o el tema. Se refieren a la forma de presentación de la obra, más que a su contenido
temático. Se pueden añadir como último elemento a cualquier encabezamiento.
Ejemplo: Medicina –
Diccionarios
Un encabezamiento puede
ameritar una o más de estas subdivisiones para lo cual debe conservar el
siguiente orden:
- Encabezamiento
principal
- Subdivisión general
- Subdivisión geográfica
- Subdivisión
cronológica
- Subdivisión de forma
Ejemplo: Filosofía –
Historia – Colombia – Siglo XX – Manuales
4. PREPARACION PARA
EL PRESTAMO
Una vez
clasificados y catalogados los materiales documentales se elaboran las fichas correspondientes
para la circulación o préstamo a domicilio, excepto las obras pertenecientes a
la colección de referencia.
5.
UBICACIÓN EN EL ESTANTE
Las obras se organizan
en los estantes por la signatura topográfica de arriba abajo y de izquierda a
derecha.
6.
DUPLICACION DE FICHAS
El juego de fichas es el
conjunto de tarjetas en las cuales se consignan los datos necesarios para la
identificación de una obra.
Un juego de fichas está
conformado por una tarjeta principal y tarjetas secundarias.
La
principal es la ficha bibliográfica que lleva el encabezamiento principal, es
decir el nombre del autor o la palabra que lo sustituya. Las secundarias son
fichas que reproducen la ficha principal encabezadas con entradas secundarias:
de autor, materia, título y serie. En consecuencia, la ficha principal siempre está
precedida por algunos de los elementos enunciados anteriormente.
Las fichas denominadas
oficial y topográfica son fichas que reproducen la ficha
principal
y sirven para llevar controles internos en la biblioteca. La ficha oficial
sirve para controlar la forma de entrada de autores personales, corporativos y
títulos uniformes (en desuso especialmente por la generación de índices
automatizados).
La ficha topográfica
sirve para controlar el orden de la colección en los estantes y la asignación
de signaturas topográficas. También se emplea para llevar el control de inventario.
7.
ORDEN E INTERCALACION DE FICHAS EN LOS CATALOGOS
Intercalación
por orden alfabético de las fichas de autor, título, materia, etc., en el catálogo
público y por la signatura las fichas topográficas en el catálogo topográfico
de todo el material procesado. Los catálogos o ficheros son públicos e
internos.
El
fichero o catálogo público es el que permite que los usuarios
encuentren la información descriptiva de los títulos que conforman una
colección bibliográfica y son:
- Fichero de autores
- Fichero de títulos
- Fichero de materias
Los ficheros o catálogos
internos se usan en las áreas administrativas de la Biblioteca y son:
- Fichero oficial
- Fichero topográfico
Fichero oficial: Incluye una reproducción de
la ficha bibliográfica principal. Se
organiza
alfabéticamente.
Fichero topográfico: Incluye asientos
bibliográficos ordenados de acuerdo con la signatura topográfica.
7.1.
Reglas para la ordenación alfabética de los catálogos
Ø
Siempre se debe tener en cuenta el alfabeto
Ø
Palabra por palabra: Ordenar palabra por palabra y a su vez letra por
letra dentro de la palabra.
Ejemplo: Idea de la hispanidad
Idea de la historia
Idea del colonialismo
Ideario de artigas
Ø
Signos de puntuación no se tienen en cuenta
Ø
Los artículos al comienzo tales como un, uno, una, unos, el, la, las,
los no se tienen en cuenta (ejemplo 1), a excepción de los artículos que forman
parte del nombre (ejemplo 2)
Ejemplo 1: La economía
Una economía libre
Un manual de forma
Ejemplo 2: El Tiempo
La Paz
El Salvador
Ø
Los artículos dentro de la entrada si se tienen en cuenta
Ejemplo: Con el diablo a bordo
Con el directorio militar
Con la razón y la fe
Ø
Las formas abreviadas se organizan letra por letra se colocan siempre de
primeras en el lugar del alfabeto que le corresponde
Ejemplo: A.A.A.
A.B.C.
A.G.L.
Ø
Las abreviaturas se ordenan en forma completa
Ejemplo: El doctor Abadía
El Dr. Albán
La señora ama de casa
La Sra. Benavidez
Ø
Las preposiciones: de, de la, de las, de los, del, se alfabetizan en
este orden.
Ø
Entradas de autores: Se ordenan de la siguiente manera:
- Apellido solo
- Apellido seguido de
inicial
- Apellido seguido de
nombre
- Apellido seguido de
nombres
- Apellidos seguidos de
inicial
- Apellidos seguidos de
nombre
- Apellidos seguidos de
nombres
Ø
Alfabetización por materias: Primero se ordenan los encabezamientos de
una palabra, luego los encabezamientos con subdivisión, luego encabezamientos con
calificador entre paréntesis, luego los encabezamientos en forma de frase. Las
subdivisiones históricas por excepción conservan un orden cronológico
Ejemplo: Literatura colombiana,
1968-1978
Literatura colombiana,
1980-1985
Ø
Entradas de autores corporativos: Se ordenan en el alfabeto que les Corresponda.
BIBLIOGRAFIA
CLAUSO GARCIA, Adelina.
Manual de análisis documental : descripción bibliográfica. Pamplona : Ediciones
Universidad de Navarra, 1996.
ATHERTON, Pauline.
Manual para sistemas y servicios de información. Montevideo, UNESCO, 1978.
P.164
Lista de Encabezamientos
de Materia para Bibliotecas / Biblioteca Luis Angel Arango. 3ª. Ed. Santa Fe de
Bogotá : Rojas Eberhard Editores, 1999.
AmericanLibrary
Association. Reglas para la ordenación alfabética de los catálogos. Washington
: Secretaría General Organización de los Estados Americanos, 1971.
Reglas de Catalogación
Angloamericanas. 2ª. ed. Revisada 1998, enmiendas 1993 y 1997. Santa Fe de
Bogotá : Rojas Eberhard Editores, 1998.
